W kontekście indywidualnych przedsiębiorców, uprawnienia w KSeF są ściśle powiązane z konkretną osobą. Identyfikacja użytkownika odbywa się za pomocą numeru NIP/PESEL lub zarejestrowanego odcisku palca certyfikatu podpisu. Przedsiębiorcy mają swobodę w decydowaniu, jakie uprawnienia przyznają swoim pracownikom w systemie. Możliwe jest nadanie pełnego zakresu uprawnień jednej osobie lub ich dystrybucja między kilka osób, w zależności od ich ról i obowiązków w firmie.
Podmioty gospodarcze mogą również upoważniać inne firmy do pracy w KSeF, co owocuje przyznaniem uprawnień pośrednich. Uprawnienia te są tożsame z uprawnieniami nadanymi przez podatnika, lecz ograniczają się do dostępu do faktur i ich wystawiania. Przykładowo, biuro rachunkowe otrzymujące uprawnienia od podatnika, może z kolei upoważnić swojego pracownika do wystawiania faktur w imieniu podmiotu.
Samofakturowanie to procedura, w której nabywca towarów lub usług ma możliwość wystawiania faktur sprzedaży. Uprawnienie do samofakturowania może być nadane przez podatnika lub osobę upoważnioną. Istnieje również możliwość, by nabywca upoważnił inne podmioty, na przykład biuro rachunkowe, do wystawiania faktur w tej procedurze.
Oprócz tego, KSeF przewiduje specjalny model uprawnień dla jednostek samorządu terytorialnego (JST), grup VAT i jednostek wewnętrznych. Uprawnienia te umożliwiają tym jednostkom samodzielne zarządzanie fakturami w systemie. Nadanie uprawnień dla jednostek wewnętrznych wiąże się z wygenerowaniem unikalnego identyfikatora wewnętrznego (IDWew), który jest kluczowy dla skutecznego zarządzania uprawnieniami.
Ministerstwo Finansów i Krajowa Administracja Skarbowa regularnie organizują bezpłatne webinaria „Środy z KSeF””, skierowane do mikroprzedsiębiorców. Spotkania te oferują wszechstronną wiedzę na temat zasad fakturowania, zarządzania uprawnieniami w KSeF oraz dostępnych narzędzi. Szczegółowe informacje o webinariach oraz linki rejestracyjne znajdują się na stronach internetowych izb administracji skarbowej oraz urzędów skarbowych.
Źródło: https://www.kujawsko-pomorskie.kas.gov.pl/